Back to Basic: Bagaimana Seharusnya Seorang Leader Mengefisiensi Pekerjaannya

Sudah bangun pagi, tapi tetap bekerja hingga larut malam karena merasa pekerjaan tak ada habisnya? Eliminasi, delegasi, optimasi. Coba refleksi pekerjaan anda saat ini.

Bergegas menghadiri meeting satu ke meeting lainnya, membalas berbagai email dari perusahaan partner, membuat strategy untuk menekan biaya akuisisi, lalu membuat business pitch untuk presentasi besok pagi dan tak terasa jam sudah menunjukkan pukul 6 sore. Kemudian, anda tersadar jika belum memantau perkembangan development product tim anda di Trello. Apakah anda merasa bahwa jam hanya berputar lebih cepat dan waktu tak terasa hilang begitu saja? atau merasa bahwa anda terus mengerjakan pekerjaan yang sudah seharusnya tidak harus anda kerjakan?

Seorang leader, entah itu manager atau nahkoda untuk bisnis anda sendiri, pasti pernah mengalami hal seperti itu. Bahkan, kalau boleh dibilang siapapun. Ya, entah leader atau seorang bawahan.

Tak perlu muluk-muluk untuk mencari solusi. Karena, terkadang kita hanya perlu kembali ke teori dasar yang mungkin sudah pernah kita dengar berulang kali. Atau bahkan mungkin baru anda dengar saat ini?

Mari coba berhenti sejenak dan bergerak mundur, sebagai seorang leader tentu anda sudah tak asing dengan matrix dibawah ini.

Ya, namanya Urgent vs Important Matrix. Sebuah kuadran yang dibesut oleh Presiden Amerika ke 34, Dwight Eisenhower saat Perang Dunia II. Seperti halnya semua leader dan manager, selama di militer, Eisenhower menghadapi berbagai keputusan sulit terkait tugas yang harus Ia fokuskan setiap hari. Pengalaman tersebut, kemudian membawanya untuk mencetuskan kuadran diatas. Sebuah kuadran yang berhasil membantu banyak orang untuk memprioritaskan tugas mereka berdasarkan urgensi dan kepentingan.

Secara garis besar, kuadran tersebut terbagi menjadi 4 area pekerjaan. Eksekusi, jadwalkan, delegasi, eliminasi.

1. Eksekusi

Sebagai seorang manager IT yang datang ke kantor di pagi hari, kemudian mendapati bahwa server website anda down dan menghambat penjualan. Lalu, puluhan notifikasi Slack dari departemen marketing berdatangan. Praktis, hal ini merupakan sesuatu yang darurat dan sangat penting. Urgent dan important. Lengkap. Tak bisa diganggu gugat, harus anda kerjakan saat itu juga.

Situasi tersebut masuk ke dalam kuadran pertama, eksekusi. Mau tidak mau harus anda bereskan segera, tak peduli rentetan to-do-list anda yang sudah anda susun di malam hari sebelumnya.

2. Jadwalkan

Membuat strategi marketing dan menyusun budget akuisisi untuk kuartal selanjutnya, atau
membuat perencanaan pengembangan produk baru untuk meningkatkan revenue?. Ini termasuk pekerjaan penting dan perlu perencanaan matang. Menyangkut masa depan perusahaan anda, dan tidak boleh dilakukan dengan tergesa-gesa. Pekerjaan ini masuk kedalam kuadran kedua, jadwalkan.

3. Delegasi

Sebagai seorang leader, sebenarnya anda hanya harus berfokus kuadran kedua. Apa yang harus anda jadwalkan dan rencanakan. Orang yang paling efektif menghabiskan 80% waktunya pada pekerjaan di kuadran II dari Urgent-vs-Important Matrix. Pekerjaan yang memungkinkan mereka untuk secara proaktif bekerja pada peluang baru dan project dengan potensi peningkatan revenue yang tinggi, alih-alih menghabiskan seluruh waktu mereka untuk bereaksi terhadap masalah-masalah mendesak dan kebutuhan orang lain.

Hasilnya, mereka mampu membuat kemajuan signifikan menuju goals mereka, secara aktif mencegah krisis terjadi dan menjalani kehidupan yang lebih seimbang, tenang dan fokus. Oleh karena itu, coba renungkan lagi pekerjaan anda dan teliti apakah ada yang bisa di delegasi.

Kembali pada case pada poin pertama, apabila anda seorang CEO sebuah startup teknologi yang baru berkembang. Produk banyak diminati pasar, sehingga anda harus berfokus pada pertumbuhan bisnis, penjualan dan tim anda. Namun, disisi lain anda masih terus berurusan dengan para engineer atau pihak provider server apabila tiba-tiba website / aplikasi down. Karena, keterbatasan tim dan anda belum memiliki seorang partner CTO. Sehingga, anda harus terus berkomunikasi dengan para engineer atau pihak provider untuk memastikan website / aplikasi kembali berjalan normal dan anda tidak kehilangan lebih banyak uang.

Situasi seperti itu seharusnya sudah bukan menjadi distraksi dalam pekerjaan anda sehari-hari. Apalagi untuk urusan teknis dan hal rumit lainnya yang tidak seharusnya memenuhi kepala anda. Sudah saatnya untuk delegasi. Sehingga, anda bisa lebih fokus mengembangkan bisnis anda.

Saatnya delegasikan urusan manage server website / aplikasi dan segala macam hal rumit lainnya pada ahlinya. Dimanapun server website anda, entah menggunakan provider lokal maupun luar negeri, CloudWeeb bisa membantu memanagenya untuk anda. Sehingga, pekerjaan anda bisa lebih efisien, anda bisa lebih tenang, lalu fokus mengembangkan bisnis.

Tak hanya membantu mengefisiensi pekerjaan anda dengan mendelegasikan server anda ke kami. Saat server website anda tiba-tiba down pun, anda hanya perlu menghubungi kami, lalu anda hanya tinggal menunggu, sambil mengeksekusi dan menjadwalkan pekerjaan anda lainnya yang lebih penting. Seperti membuat strategi pemasaran dan menyusun budget akuisisi atau melakukan research untuk mengembangkan produk baru anda.

Coba sesekali lakukan riset, berapa cost yang anda keluarkan untuk mendelegasikan pekerjaan, seperti memanage server website dengan value nilai waktu apabila anda mengerjakannya sendiri. Bisa menggunakan omzet yang bisa anda raih per jam nya. Saat anda sibuk berkutat mempelajari hal teknis yang berurusan dengan server selama 2 jam, bisa jadi anda bisa menghasilkan puluhan juta rupiah anda selanjutnya apabila anda mengalokasikan waktu anda untuk menyusun strategi akuisisi pelanggan. Namun, jika anda mau mendelegasikan, anda hanya mengeluarkan biaya beberapa juta atau beberapa ratus ribu saja. Coba pikirkan ulang.

4. Eliminasi

Sampailah kita pada kuadran terakhir, eliminasi. Pekerjaan pemakan banyak waktu atau time wasters.

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” – Peter Drucker

Tak peduli, apakah anda saat ini memimpin atau bekerja dalam sebuah project pada bisnis anda sendiri, atau bisnis orang lain. Selalu tanyakan “why”, tanyakan mengapa anda melakukan pekerjaan a dan b. Orang yang paling efektif, memastikan mereka memang benar-benar melakukan pekerjaan yang memang benar-benar berkontribusi dan berkaitan dengan goals mereka. Lebih baik lagi, apabila mereka hanya melakukan pekerjaan-pekerjaan dengan impact tertinggi untuk mencapai goals mereka.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengeliminasi pekerjaan time wasters, antara lain.

• Pastikan, goals anda benar-benar jelas anda pahami setiap waktu.
• Sebelum memulai sebuah project baru, tanyakan pada diri anda “apakah pekerjaan ini benar-benar yang seharusnya anda lakukan saat ini? apakah ini make sense?”
• Coba belajar untuk berkata “tidak” untuk request tak bertujuan dari seseorang.
• Latih diri anda untuk menchallenge diri anda sendiri atau atasan anda, apabila anda tidak melihat tujuan dalam mengerjakan tugas tertentu.

Setelah membaca artikel diatas, kini saatnya merenungkan kembali pekerjaan anda. Lalu bersiap untuk kembali bertempur dengan prisip yang lebih kuat. Karena, terkadang kita sudah mengetahui beberapa hal, namun hanya butuh pengingat. Agaknya, artikel ini bisa jadi pengingatnya. Atau apabila anda baru mengetahui, semoga artikel ini menambah pemahaman wawasan anda dalam memanage pekerjaan.